Assistenz der Geschäftsführung – Operations

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Sauti Contact Center

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11 - 50 Mitarbeiter

🤝 B2B

☁️ SaaS

B2B • Customer Service • SaaS

Sauti Contact Center ist ein technologiegetriebener Kundenserviceanbieter, der das Kundenengagement durch KI-gestützte Lösungen verbessert. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologie optimiert Sauti Kommunikationskanäle, bietet nahtlosen Multi-Channel-Support und nutzt Datenanalysen zur Verbesserung der Servicebereitstellung. Ihr Fokus auf Reaktionsfähigkeit und Effizienz zielt darauf ab, positive Kundenerlebnisse zu schaffen, während sie Unternehmen in Bereichen wie Lead-Umwandlung, Datenverwaltung und Kundenbindung unterstützen.

Beschreibung

• Führen einer zentralen und stets aktuellen Liste aller aktiven Aufgaben, Projekte, Verpflichtungen und Nachverfolgungen der Führungskraft. • Größere Anweisungen in klare, handhabbare Arbeitsschritte aufschlüsseln. • Jeder Aufgabe Fristen, Prioritäten, Verantwortliche und nächste Schritte zuweisen. • Mehrere Aufgaben über verschiedene Unternehmen, Kunden, Dienstleister, Mitarbeitende und Partner hinweg verfolgen. • Bei zuständigen Personen nachfassen, bis die Arbeit abgeschlossen ist. • Aktualisierungen, Verzögerungen, Entscheidungen und offene Anforderungen protokollieren. • Aufgaben identifizieren, die ins Stocken geraten sind, und geeignete Maßnahmen ergreifen, um sie voranzubringen. • Dringende Angelegenheiten oder schwerwiegende Verzögerungen eskalieren, bevor sie zu größeren Problemen werden. • Bei der Organisation der täglichen, wöchentlichen und langfristigen Prioritäten der Führungskraft unterstützen. • Erinnerungen für Meetings, Fristen, Zahlungen, Termine und Verpflichtungen pflegen. • Meetings über Kenia, die USA und andere internationale Zeitzonen koordinieren. • Agenden, Besprechungsnotizen, Aktionspunkte und Nachverfolgungslisten vorbereiten. • Sicherstellen, dass während Meetings oder Gesprächen getroffene Vereinbarungen erfasst und umgesetzt werden. • Professionell über Telefon, E‑Mail, WhatsApp, SMS, Online‑Chat und Videomeetings kommunizieren. • Meetings, Anrufe, Termine und Erinnerungen planen und bestätigen. • Professionelle Dokumente, Berichte, Briefe, Angebote, Rechnungen, Präsentationen und Tabellen vorbereiten und formatieren. • Online‑Recherchen zu Unternehmen, Produkten, Dienstleistungen, Dienstleistern, Reiseoptionen, Geschäftsmöglichkeiten, Software und anderen zugewiesenen Themen durchführen. • Die Assistenz kann dazu aufgefordert werden, Aktivitäten über mehrere Unternehmen und Projekte hinweg zu koordinieren.

🎯 Anforderungen

• Sehr gute Computerkenntnisse. • Sollte sehr sicher sein im Arbeiten am Computer und die meiste Arbeitszeit am Computer verbringen. • Gute Schreibgeschwindigkeit bei hoher Genauigkeit. • Fähigkeit, neue Software und Online‑Plattformen schnell zu erlernen. • Starke Internet‑Recherchefähigkeiten. • Erfahrung in der Nutzung von E‑Mail, Webbrowsern, Cloud‑Speicher, Online‑Formularen, Kalendern und Videokonferenzplattformen. • Kompetenter Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Word, Excel, PowerPoint und Outlook. • Kompetenter Umgang mit Google Workspace, einschließlich Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Calendar und Google Drive. • Sicherer Umgang mit WhatsApp Web und anderen Online‑Kommunikationsplattformen. • Vertrautheit mit Task‑Management-, CRM‑ oder Projektmanagement‑Systemen. • Bereitschaft, Plattformen wie Zoho, Microsoft Dynamics 365, ChatGPT, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet und andere Business‑Tools zu erlernen. • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. • Klare und professionelle Telefonkommunikation. • Fähigkeit, professionelle E‑Mails und WhatsApp‑Nachrichten zu verfassen. • Fähigkeit, aufmerksam zuzuhören, Anweisungen zu verstehen und bei Bedarf relevante Fragen zu stellen. • Fähigkeit, selbstbewusst mit leitenden Fachkräften, Kunden, Dienstleistern und Teammitgliedern zu kommunizieren. • Fähigkeit, komplexe oder umfangreiche Informationen klar zusammenzufassen. • Ausgeprägte Detailgenauigkeit. • Starke Zeit‑ und Prioritätenmanagementfähigkeiten. • Fähigkeit, genaue Aufzeichnungen und Tracker zu führen. • Fähigkeit, Verpflichtungen im Gedächtnis zu behalten und umzusetzen. • Fähigkeit, über mehrere Unternehmen und Projekte hinweg zu arbeiten, ohne den Überblick zu verlieren. • Fähigkeit, zwischen dringenden Aufgaben und solchen, die warten können, zu unterscheiden. • Methodisches Arbeiten, auch wenn sich Prioritäten ändern. • Ehrlich und vertrauenswürdig. • Zuverlässig und pünktlich. • Sehr gut organisiert. • Verantwortungsbewusster Umgang mit Zeit. • Proaktive statt passive Arbeitsweise. • Bereitschaft, Aufgaben zu übernehmen. • Hartnäckigkeit beim Nachfassen mit Ansprechpartnern. • Fähigkeit, mit begrenzter Anleitung zu arbeiten. • Bereitschaft, Feedback anzunehmen und Korrekturen vorzunehmen. • Ruhig unter Druck. • Flexibel und anpassungsfähig. • Professionelles Erscheinungsbild, Auftreten und Kommunikation. • Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen. • Fähigkeit, zuzugeben, wenn etwas unbekannt ist, und dann eigenständig Schritte zu ergreifen, um es zu lernen. • Fokus auf die Erstellung genauer Ergebnisse. • Fähigkeit, routinemäßige Probleme eigenständig zu lösen. • Interesse an kontinuierlicher Weiterbildung und beruflicher Entwicklung.

🏖️ Vorteile

• Vom Unternehmen bezuschusster Internetzuschuss zur Unterstützung einer zuverlässigen Remote‑Arbeit. • Vollständig remote‑Arbeitsplatz, wodurch tägliche Pendelkosten und Reisezeiten entfallen. • Direkte Einblicke in Unternehmensführung, Entscheidungsprozesse, Operations, Technologie, Kundenmanagement und Unternehmertum. • Möglichkeit, moderne Geschäftssysteme kennenzulernen, einschließlich CRM‑Plattformen, Task‑Management‑Tools, Cloud‑Anwendungen, KI‑Tools und Automatisierungsplattformen. • Abwechslungsreiche und sinnvolle Tätigkeit in den Bereichen Technologie, Kundendienst, Geschäftsentwicklung, Operations, Reisen, Consulting und anderen wachstumsstarken Bereichen. • Praktische berufliche Weiterentwicklung in Kommunikation, Organisation, Projektkoordination, Recherche, Executive‑Support und Problemlösung. • Möglichkeit für wachsende Verantwortung und Gehaltssteigerung basierend auf Leistung, Zuverlässigkeit, Kompetenz und Unternehmenswachstum. • Potenzial für eine langfristige Anstellung für eine verlässliche Person, die zu einem geschätzten Mitglied des Teams wird. • Flexible Arbeitszeitgestaltung mit vereinbarten Arbeitszeiten, die bei Bedarf zwischen kenianischen und US‑Geschäftszeiten angepasst werden können. • Größere Unabhängigkeit und Übernahme von Verantwortung, sodass die erfolgreiche Person Selbstvertrauen aufbauen und Initiative zeigen kann statt nur repetitive administrative Tätigkeiten auszuführen. • Professionelle Mentoring‑ und Anleitungsmöglichkeiten durch direkte Beteiligung an realen Geschäftsherausforderungen, Projekten und Entscheidungen. • Kontakt zu internationalen Kunden, Partnern und Arbeitsumgebungen, was wertvolle Erfahrung über den lokalen Markt hinaus bietet. • Möglichkeit, eine starke berufliche Erfolgsbilanz aufzubauen, indem wichtige Projekte mitgesteuert, mehrere Stakeholder koordiniert und messbare Ergebnisse geliefert werden. • Anerkennung für starke Leistung, Eigeninitiative, Genauigkeit und konsequentes Nachverfolgen.