Administrative, Staffing & Operations Coordinator

🕒 vor 18 Tagen

🇺🇸 Vereinigte Staaten – Remote

⏰ Vollzeit

🔴 Experte

⚙️ Operations

👻 Geisterscore 25%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

Jetzt Bewerben

Ähnliche Remote-Jobs finden

E-Mail-Benachrichtigung für neue Jobs einrichten

📊 Überprüfen Sie Ihre Lebenslauf-Bewertung für diese Stelle

Verbessern Sie Ihre Chancen auf ein Vorstellungsgespräch, indem Sie Ihre Lebenslauf-Bewertung vor der Bewerbung überprüfen.

Lebenslauf hochladen

The Hello Team

WebsiteLinkedInAlle Stellen

1001 - 5000 Mitarbeiter

Gegründet 2021

🏥 Gesundheitswesen

🛡️ Versicherung

📦 Logistik

Healthcare • Insurance • Logistics

Das Hello Team ist ein B2B-Anbieter von strukturierten Offshore-Beschaffungslösungen und Managed Workforce-Lösungen. Sie rekrutieren, beschäftigen und betreiben dedizierte Nearshore- und Offshore-Teams in über 30 Ländern und bieten Remote-Beschäftigung, BPO-Dienstleistungen, Anrufbeantwortungsdienste und Callcenter-Ausbau mit vor Ort Rekrutierung, US-basierter operativer Aufsicht, Schulung und Echtzeit-Workforcemanagement. Das Unternehmen legt Wert auf Verantwortlichkeit, Leistungsüberwachung und kulturelle Ausrichtung für Kunden im Gesundheitswesen, in der Versicherungsbranche, im Immobilienwesen, im Bereich der professionellen Dienstleistungen und anderen Sektoren.

Beschreibung

• Post and manage job openings across recruitment platforms • Screen and interview candidates in English and Spanish • Coordinate new hire onboarding, including employment forms, FingerCheck setup, and system access • Maintain recruitment trackers and employee records • Conduct reference checks and maintain accurate recruitment records • Monitor employee attendance, time punches, and follow up on discrepancies • Assist with employee documentation, including warnings and write-ups • Coordinate coverage for last-minute and ongoing staffing needs • Contact available employees through WhatsApp to secure shift coverage • Update schedules and FingerCheck records • Confirm staffing updates with clients • Track and submit bids through BuildingConnected and other platforms • Follow up with clients and points of contact regarding submitted bids • Prepare client proposals and costing sheets • Monitor proposal status until signed or closed • Respond to client requests regarding schedules, staffing, and service updates • Share schedules, cleaning logs, and operational updates • Log and follow up on client service concerns • Maintain building Standard Operating Procedures (SOPs), logsheets, and operational documentation • Coordinate vendor communications and invoice-related matters • Maintain accurate client records in HubSpot • Build and document repeatable processes and SOPs • Organize vendor and subcontractor compliance documentation, including COIs, agreements, and scopes of work • Place supply orders as needed • Support CRM updates and marketing activities, including HubSpot and email templates • Perform other duties related to the position as assigned

🎯 Anforderungen

• Proficient level of English (written and spoken) • Proficient level of Spanish (written and spoken) • Excellent verbal and written communication skills, including professional phone and email etiquette • Previous experience as an Executive Assistant, Administrative Assistant, Customer Service or similar roles • Experience in recruiting, staffing, or facilities coordination roles preferred, but not required • Tech-savvy with experience using business platforms such as HubSpot, QuickBooks, Microsoft 365, BuildingConnected, or similar software • Experience coordinating staffing, scheduling, and client communications • Comfortable using WhatsApp and office productivity tools • Strong attention to detail and excellent time management skills • Dependable, proactive, and calm under pressure • Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment • Self-motivated with the ability to work independently and follow established processes • Quick learner with the ability to adapt to new systems and workflows • Creative, resourceful, and proactive with an out-of-the-box mindset • Proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), and standard business tools (email, spreadsheets, document management) • Ability to work U.S. Eastern Time (New York) business hours and adapt to business needs • Interested in long-term career opportunities • Reliable computer (Windows 10 or newer), two monitors, and stable high-speed internet • Professional home workstation capable of supporting uninterrupted remote work

🏖️ Vorteile

• 100% remote work • Great work environment with potential for growth • Long-term opportunity • Full-time position with 40 hours weekly