Senior Executive Assistant

🔥 vor 1 Stunde

🇪🇺 Europa – Remote

⏰ Vollzeit

🟠 Senior

👨‍💼 Assistenz der Geschäftsführung

👻 Geisterscore 12%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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Veta Virtual

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11 - 50 Mitarbeiter

💼 Beratung

⚖️ Rechtswesen

🏥 Gesundheitswesen

Consulting • Legal • Healthcare

Veta Virtual ist auf Virtual Receptionist und Virtual Assistant Services spezialisiert. Das Unternehmen bietet unter anderem: • Anrufannahme • Inbound- und Outbound-Call-Management • Terminvereinbarung • Bearbeitung von Anruf-Überläufen (Call Overflow) Die Services sind darauf ausgelegt, Anrufende durch personalisierte Erlebnisse mit dedizierten, echten Empfangskräften in Kundschaft zu verwandeln. Veta Virtual arbeitet branchenübergreifend – unter anderem in Rechtsberatung, Buchhaltung/Steuerberatung und Gesundheitswesen – und unterstützt Unternehmen dabei, ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren, den Kundenservice zu verbessern und interne Ressourcen freizusetzen. Im Fokus steht echte menschliche Interaktion: 100 % reale Empfangskräfte integrieren sich nahtlos in bestehende Telefonanbieter und -systeme und bieten eine kosteneffiziente Alternative zur Einstellung von Vollzeitkräften.

Beschreibung

• Tägliche administrative Unterstützung der Gründerin bzw. des Gründers und der COO • Verwaltung und Koordination komplexer Kalender sowie von Meetings, Terminen und Veranstaltungen • Koordination der Meeting-Organisation, einschließlich Räumen, virtuellen Links, Unterlagen und Kommunikation mit Teilnehmenden • Vorbereitung der Führungskräfte auf Meetings, Termine und Verpflichtungen durch Überwachung des Zeitplans und Erinnerungen • Verfassen, Formatieren, Korrekturlesen und Organisieren von Korrespondenz, Präsentationen, Berichten und sonstigen Unterlagen • Pflege strukturierter und aktueller elektronischer Dateien, Aufzeichnungen und Dokumentationen der Geschäftsleitung • Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Bodentransport und Reiseplänen • Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Belegen und Erstattungen sowie Abgleich der Firmenkreditkarte • Erstellung von Agenden und Meeting-Unterlagen, Anfertigung von Notizen sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Folgemaßnahmen • Koordination von Meetings und Kommunikation zwischen Abteilungen, Partnern, Dienstleistern und Stakeholdern • Unterstützung bei Besuchenden, Meetings, Verpflegung, Veranstaltungen und sonstigen geschäftlichen Aktivitäten • Unterstützung bei Sonderprojekten und administrativen Initiativen im Auftrag der Geschäftsleitung • Professionelle Ansprechperson für interne und externe Stakeholder • Zusammenarbeit mit HR, Finance, Legal, IT und Operations bei an die Geschäftsleitung gerichteten Anliegen • Diskreter Umgang mit vertraulichen Geschäfts- und Personaldaten

🎯 Anforderungen

• 2 bis 5 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Position, im Executive Support oder in der Bürokoordination, idealerweise in der Unterstützung von Führungskräften oder Mitgliedern der Geschäftsleitung • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgezeichnetes Zeitmanagement • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten • Ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details • Fähigkeit, bei sensiblen Geschäfts- und Personaldaten diskret zu handeln und Vertraulichkeit zu wahren • Fähigkeit, Anforderungen vorauszusehen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Aufgaben selbstständig konsequent nachzuverfolgen • Bereitschaft, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, in dem sich Prioritäten schnell ändern können • Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams • Erfahrung in der Koordination komplexer Kalender und Geschäftsreisen von Vorteil • Sicherer und routinierter Umgang mit KI-Tools zur Erstellung von Entwürfen, Organisation und Steigerung der täglichen Produktivität von großem Vorteil • Derzeitiger Wohnsitz in Lateinamerika (LATAM) oder Europa erforderlich • Professionell eingerichteter Homeoffice-Arbeitsplatz

🏖️ Vorteile

• Wettbewerbsfähige monatliche Vergütung in US-Dollar • 15 bezahlte Urlaubstage pro Jahr • Alle US-amerikanischen gesetzlichen Feiertage • 100 % Remote-Arbeit von jedem Ort in LATAM oder Europa • Professionell eingerichteter Homeoffice-Arbeitsplatz • Dynamisches, stark wachsendes Umfeld in der globalen Fintech- und Kryptowährungsbranche • Kooperative Arbeitskultur mit hohem Vertrauen bei Veta Virtual und dem Kundenunternehmen • Eine kurze zweiminütige Videofrage als Teil des Auswahlverfahrens