Assistant(e) du Directeur exécutif

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Humanitarian OpenStreetMap Team

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11 - 50 employés

Les cartes générées de manière collaborative et gratuites sont d'une valeur unique pour le travail humanitaire et le développement économique, en particulier dans les endroits où les données cartographiques de base manquent souvent, sont obsolètes ou évoluent rapidement. OpenStreetMap est un projet de données ouvertes fondé pour créer une carte du monde libre et ouverte, construite principalement par des bénévoles en faisant des levés à main levée avec crayon et papier, unités GPS ou en numérisant des images aériennes et en trouvant et libérant des sources publiques existantes de données géographiques.

Description

• Gérer l'agenda du Directeur exécutif, planifier et hiérarchiser les réunions, rendez-vous et déplacements, y compris visas, itinéraires, hébergement et transferts ; • Filtrer et traiter la correspondance entrante, y compris les e-mails et certaines communications écrites au nom du Directeur exécutif ; • En collaboration avec l'équipe Comms, préparer et relire des notes d'information, présentations et autres communications en veillant à la tonalité, l'exactitude et le professionnalisme au nom du Directeur exécutif ; • Assurer une communication efficace entre le Directeur exécutif et les équipes transverses, garantissant un flux d'information ponctuel ; • Aider à la priorisation et à la communication au sein de l'organisation ; • Traiter les informations confidentielles et sensibles avec la plus grande discrétion en permanence ; • Examiner et valider les feuilles de temps mensuelles de l'ensemble des collaborateurs rattachés au Directeur exécutif ; effectuer d'autres tâches administratives, y compris la gestion des notes de frais ; • Organiser et coordonner les réunions internes et externes, y compris les réunions de direction et/ou les engagements externes ; • Préparer les ordres du jour, constituer les dossiers et documents de réunion et de conférence, préparer les présentations et diffuser les documents à l'avance ; • Assister aux réunions au nom du Directeur exécutif si nécessaire, prendre des comptes rendus précis et suivre l'exécution des actions convenues jusqu'à leur achèvement ; • Coordonner la logistique des événements, ateliers et engagements externes impliquant le Directeur exécutif ; • Soutenir le Directeur exécutif dans le suivi de l'avancement des priorités stratégiques et des livrables clés ; • Coordonner les relances transverses pour le compte du Directeur exécutif, en veillant à la responsabilisation et à la livraison dans les délais ; • Aider à la préparation des documents du conseil, des communications mensuelles à l'ensemble du personnel (Leadership corner) et des documents organisationnels selon les besoins, en collaboration avec l'équipe Ops ; • Rechercher et préparer des points de prise de parole et des supports (slide decks) à l'aide de Google Slides pour les réunions internes et externes ;

🎯 Exigences

• Expérience avérée en tant qu'assistant(e) de direction, assistant(e) personnel(le) ou secrétaire confirmé(e) auprès de cadres dirigeants (C-suite) ou de la haute direction ; • 2 à 3 ans d'expérience pratique minimum ; • Excellentes compétences rédactionnelles et orales en anglais ; • Solides compétences d'organisation et de gestion du temps, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à coordonner des actions à travers différents fuseaux horaires ; • Maîtrise de G-Suite (Google Docs, Slides, Sheets) et aptitude à apprendre rapidement les outils de collaboration virtuelle (Zoom, Teams, Miro, Google Workspace, Asana, Egencia, Neon-One, etc.) ; • Capacité à travailler de manière autonome, à faire preuve d'initiative et à rester calme sous pression ; • Grand sens de la discrétion, professionnalisme et respect strict de la confidentialité ; • Sens aigu du détail et engagement envers l'exactitude ; • Capacité à travailler de façon autonome avec une supervision minimale ;