Chargé(e) principal(e) du protocole

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International Youth Federation (IYF)

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201 - 500 employés

🤲 Charité

📚 Éducation

🤝 À but non lucratif

Charity • Education • Non-profit

L’International Youth Federation (IYF) est une organisation mondiale dédiée à l’autonomisation et à l’inspiration des jeunes leaders. À travers des initiatives telles que la série #LeadersTalk et des programmes mondiaux célébrant la Journée internationale de la jeunesse, l’IYF soutient la participation des jeunes aux dialogues mondiaux essentiels, notamment sur l’action climatique lors de conférences telles que la COP29. L’organisation concentre son action sur le renforcement des capacités, l’autonomisation des femmes, la santé mentale et le sport au service du développement. L’IYF met également en lumière les contributions réussies des jeunes dans divers secteurs et dispose d’une accréditation en tant qu’ONG afin de favoriser des partenariats à l’échelle mondiale. Active dans de multiples régions, elle met l’accent sur l’innovation et le leadership en matière de développement de la jeunesse.

Description

• Assister le Chef, DPLS, afin de garantir des relations de travail harmonieuses avec les représentants des pays membres concernant leurs besoins liés au protocole et leur accréditation auprès du pays hôte, y compris l’enregistrement et l’accréditation du personnel de l’IYF ; • Faciliter la délivrance des lettres d'accréditation pour les représentants nouvellement nommés et les informer des procédures standard ; • Planifier, coordonner et exécuter les visites/fonctions officielles et de haut niveau, les cérémonies, les réunions bilatérales et multilatérales avec des dignitaires étrangers et les événements spéciaux organisés par l’IYF, en coordination avec les services de sécurité et d’interprétation, et en liaison avec les États membres lorsque nécessaire ; • Assurer l’organisation et la fourniture des services de protocole et de liaison nécessaires pour les événements de l’IYF et les autres réunions des organes directeurs, comités et groupes établis ; veiller aux dispositions protocolaires et gérer les préparatifs opérationnels tels que les invitations, les plans de table, le placement, les menus et les installations ; gérer et contrôler les budgets et dépenses liés au protocole ; • Soutenir tous les aspects liés aux programmes de récompenses/de distinctions de l’IYF, y compris le maintien des relations avec les parties prenantes, la préparation ou l’approbation de la correspondance, l’autorisation d’achat des médailles et la gestion de la base de données ; • Gérer la correspondance générale et protocolaire à destination/en provenance des missions permanentes, gouvernements, organisations intergouvernementales et autres entités ; préparer et réviser les lettres de félicitations, de remerciement, de bienvenue et de condoléances ; coordonner et garantir la gestion efficace et la vérification de la base de données relative aux coordonnées des hauts responsables, ambassadeurs et missions permanentes ; • Fournir des conseils substantiels et autoritaires et répondre aux demandes sur des questions de protocole telles que les titres honorifiques, les formules de salutations, le classement des VIP, les échanges de cadeaux et les lettres d’invitation ; et • Effectuer toute autre activité connexe selon les besoins.

🎯 Exigences

• Expérience avérée souhaitée dans un rôle lié au protocole, à la gestion, à l’autonomisation des jeunes, au développement, aux communications, aux relations internationales, aux études sur la jeunesse, au sport, à l’autonomisation des femmes, aux organisations dirigées par des jeunes ou dans un autre domaine pertinent. • Excellentes compétences en informatique, utilisation d’Internet, réseaux sociaux et systèmes d’information. • Excellentes compétences en communication et en coordination. • Capacité à contribuer à la planification stratégique, à la gestion axée sur les résultats et au reporting.

🏖️ Avantages

• Engagement à temps partiel flexible • Poste bénévole