Assistente Executivo – Gestão de E-mails e Calendário (Meio Período)

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🔥 10 minutos atrás

🌐 México, Brasil, +1 outros países – Remoto

🇲🇽 México – Remoto 🇧🇷 Brasil – Remoto 🇨🇴 Colômbia – Remoto

💵 $600 - $800 / mês

⏱ Meio Período

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 20%

O que significa: a chance de ninguém estar realmente contratando para esta vaga.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Por que essa pontuação:

• Publicada recentemente.
• As vagas desta empresa costumam ser preenchidas em 43 dias.
• 42 vagas abertas para uma equipe de 11 pessoas.

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FreedUp

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11 - 50 funcionários

💼 Consultoria

📦 Logística

⚡ Produtividade

Consulting • Logistics • Productivity

A FreedUp é uma empresa que oferece um Executive Assistant Operating System, fornecendo aos clientes assistentes executivos (EA) treinados que gerenciam tarefas administrativas. A empresa realiza um processo de onboarding completo que inclui sistemas personalizados, treinamentos sob medida e suporte contínuo para garantir que as necessidades administrativas dos clientes sejam atendidas com eficiência. A FreedUp é especializada na criação de sistemas operacionais pessoais para indivíduos e empresas, utilizando talentos globais de ponta e minimizando o atrito operacional.

Descrição

• Revisar diariamente todos os e-mails recebidos, classificando, priorizando e tomando as devidas providências. • Responder diretamente, em nome do executivo e mantendo seu estilo de comunicação, a e-mails rotineiros e administrativos. • Redigir respostas para mensagens que exijam a participação ou aprovação do executivo. • Acompanhar conversas em aberto e fazer follow-up para garantir que nada seja esquecido. • Decidir o que é urgente, o que deve ser encaminhado diretamente ao executivo e o que deve ser enviado à equipe, mantendo-o em cópia. • Aprender quem são os principais contatos e como cada um deve ser tratado. • Sinalizar prazos sensíveis de financiamentos, questões jurídicas e sinistros de seguros. • Configurar e gerenciar o calendário do executivo do zero, incluindo um link de agendamento e regras de marcação. • Agendar chamadas e reuniões com credores, advogados, corretores, prestadores de serviços e equipe interna. • Proteger o tempo do executivo para que seu calendário reflita suas prioridades. • Realizar check-ins regulares para revisar itens em aberto, decisões de encaminhamento e ajustes necessários. • Criar e manter um playbook atualizado com regras de encaminhamento, contatos importantes e processos recorrentes. • Identificar atividades recorrentes que consomem tempo e propor soluções práticas.

🎯 Requisitos

• Pelo menos 3 anos de experiência como Assistente Executivo ou em uma função semelhante de suporte executivo, incluindo experiência trabalhando com executivos ou empresas sediados nos Estados Unidos. • Perfil altamente proativo, atuando como um “segundo cérebro”, capaz de auditar sistemas e identificar falhas sem precisar ser orientado. • Excelente organização e atenção aos detalhes. • Agilidade e capacidade de resposta. O executivo nunca deve ficar esperando. • Disciplina e postura profissional. • Excelente comunicação escrita e verbal em inglês. • Segurança para responder a e-mails em nome de um executivo, mantendo seu estilo de comunicação. • Alta discrição ao lidar com informações financeiras, jurídicas e de inquilinos. • Disponibilidade para trabalhar em regime de meio período, com sobreposição consistente ao horário comercial dos Estados Unidos (a jornada exata será confirmada durante o processo seletivo). • Internet confiável de alta velocidade e ambiente silencioso para trabalho em home office. • Diferencial: experiência em real estate, administração de imóveis, imóveis multifamiliares, aquisições ou desenvolvimento imobiliário. • Diferencial: experiência trabalhando com credores, advogados, sinistros de seguros ou equipes de contabilidade. • Diferencial: familiaridade com softwares de gestão imobiliária, como AppFolio, Yardi ou Buildium. • Diferencial: experiência na configuração de regras, etiquetas ou automações de caixa de entrada no Gmail ou Outlook. • Diferencial: facilidade para utilizar ferramentas de IA para fazer triagem e redigir e-mails com mais agilidade. • Diferencial: experiência na redação e manutenção de SOPs ou playbooks.

🏖️ Benefícios

• Remuneração em dólares americanos (USD) • Bônus de fim de ano, além de outros bônus aplicáveis • Auxílio para seguro-saúde • PTO + feriados • Treinamento e suporte contínuo da equipe da FreedUp

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