Assistente Executivo Remoto – Suporte ao CEO (Experiência no Mercado Imobiliário)

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🔥 19 minutos atrás

🌐 México, Brasil, +4 outros países – Remoto

🇲🇽 México – Remoto 🇧🇷 Brasil – Remoto 🇨🇴 Colômbia – Remoto 🇬🇹 Guatemala – Remoto 🇭🇳 Honduras – Remoto 🇨🇷 Costa Rica – Remoto

💵 $800 - $1.600 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 20%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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FreedUp

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11 - 50 funcionários

💼 Consultoria

📦 Logística

⚡ Produtividade

Consulting • Logistics • Productivity

A FreedUp é uma empresa que oferece um Executive Assistant Operating System, fornecendo aos clientes assistentes executivos (EA) treinados que gerenciam tarefas administrativas. A empresa realiza um processo de onboarding completo que inclui sistemas personalizados, treinamentos sob medida e suporte contínuo para garantir que as necessidades administrativas dos clientes sejam atendidas com eficiência. A FreedUp é especializada na criação de sistemas operacionais pessoais para indivíduos e empresas, utilizando talentos globais de ponta e minimizando o atrito operacional.

Descrição

• Apoiar o fundador e CEO nas operações profissionais e pessoais, permitindo que ele se concentre em estratégia, crescimento e liderança. • Gerenciar e otimizar a agenda e a caixa de entrada do CEO, incluindo agendamentos, blocos de foco, acompanhamentos, sinalização de prioridades e respostas adequadas em nome do CEO. • Manter o alinhamento entre as agendas profissional e pessoal. • Prestar suporte de escrituração contábil e contabilidade utilizando o QuickBooks. • Prestar suporte à elaboração e gestão de contratos para conformidade governamental e assistência secundária em marketing. • Documentar, organizar e aprimorar os fluxos de trabalho e os Procedimentos Operacionais Padrão da empresa no Notion. • Apoiar os sistemas internos de accountability, acompanhamento de tarefas e delegação entre as operações e a estrutura da equipe. • Gerenciar a configuração de faturamento de clientes, faturas mensais, comissões e reembolsos. • Manter registros financeiros digitais precisos e organizados. • Planejar e gerenciar voos, acomodações, inscrições em conferências, itinerários e um calendário anual com 8 a 9 eventos do setor. • Atuar como principal elo de comunicação entre o CEO, a equipe interna e parceiros externos. • Fornecer atualizações e resumos estruturados sobre prioridades, progresso e prazos. • Apoiar sistemas de time-blocking e produtividade. • Manter as proteções de cibersegurança e administrar adequadamente o acesso restrito à agenda e ao e-mail. • Apoiar as operações de gestão de propriedades e executar tarefas no nível de assistente de gestão de propriedades. • Utilizar Notion, Slack, Google Workspace, Todoist ou plataformas similares, Appfolio e LeadSimple nas operações e na comunicação. • Comunicar-se por meio de interações diárias no Slack, reuniões semanais de acompanhamento no Zoom e resumos por e-mail.

🎯 Requisitos

• Mais de 3 anos de experiência como Assistente Executivo, Coordenador de Operações ou em função semelhante, prestando suporte à alta liderança. • Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal. • Facilidade com tecnologia e conforto para trabalhar em ecossistemas digitais, incluindo Slack, Notion e Google Workspace. • Forte capacidade de organização e priorização. • Capacidade comprovada de lidar com informações sensíveis com discrição. • Experiência em serviços de contratação e consultoria de conformidade é desejável. • Experiência na avaliação das necessidades dos clientes. • Habilidade para elaborar Statement of Work (SOW). • Experiência em gestão de compras e aquisições. • Perfil proativo, autônomo e capaz de prosperar em um ambiente com necessidades em constante evolução. • Experiência na gestão de responsabilidades empresariais e pessoais de um fundador ou executivo será um diferencial. • Conhecimento básico de escrituração contábil, elaboração de relatórios ou entrada de dados é desejável. • Internet confiável de alta velocidade e estrutura moderna de home office. • Capacidade de manter proteções de cibersegurança. • Compreensão de certificações de conformidade relacionadas à defesa. • Capacidade de lidar adequadamente com acesso restrito à agenda e ao e-mail. • Aprovação em verificação de antecedentes. • Experiência em gestão de propriedades e capacidade de lidar com aproximadamente 80% das tarefas relacionadas à gestão de propriedades. • Capacidade de executar atividades no nível de assistente de gestão de propriedades e apoiar as operações de gestão de propriedades. • Familiaridade com Todoist ou plataformas similares de gestão de tarefas, Appfolio e LeadSimple.

🏖️ Benefícios

• Experiência internacional • Oportunidade de trabalhar remotamente de qualquer lugar • Ambiente de equipe colaborativo e acolhedor • Oportunidades de aprendizado e desenvolvimento • Possibilidade de bônus por desempenho • PTO (folga remunerada) • HMO (plano de saúde) após 3 meses