Assistente Executivo e de Operações

🔥 2 horas atrás

🌐 México, Colômbia, +2 outros países – Remoto

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⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

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Hire Overseas

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1 - 10 funcionários

Fundada em 2023

💼 Consultoria

📣 Marketing

📦 Logística

Consulting • Marketing • Logistics

Hire Overseas é uma agência de recrutamento especializada em conectar empresas a talentos de primeira linha no exterior. Atuando em uma ampla gama de funções — de áreas técnicas e de design a marketing e suporte administrativo — a Hire Overseas tem como objetivo otimizar operações e aumentar a produtividade de seus clientes, ao mesmo tempo em que proporciona economias significativas de custos. A empresa prioriza a qualidade ao aprovar menos de 1% dos candidatos globais, garantindo que apenas profissionais excepcionais sejam colocados em diversas posições remotas.

Descrição

• Gerenciar a agenda do principal, incluindo agendamento de reuniões, compromissos e chamadas • Enviar lembretes e garantir que o principal esteja preparado para compromissos futuros • Coordenar a logística de reuniões e lidar proativamente com reagendamentos ou conflitos • Gerenciar e-mails, organizar documentos, cuidar de correspondências e outras tarefas administrativas diárias • Redigir, revisar e enviar comunicações em nome do principal • Manter registros e arquivos organizados, atualizados e acessíveis • Efetuar pedidos mensais de produtos e monitorar com precisão a entrega e o fulfillment • Coordenar com fornecedores e prestadores de serviços em tarefas recorrentes e ad hoc • Acompanhar itens em aberto e garantir que tarefas operacionais sejam concluídas no prazo • Realizar pesquisas sobre tópicos, fornecedores ou oportunidades e apresentar os resultados de forma clara • Apoiar projetos especiais e tarefas pontuais • Antecipar necessidades e se antecipar às responsabilidades recorrentes

🎯 Requisitos

• Experiência comprovada como Assistente Executivo (Executive Assistant), Assistente Pessoal (Personal Assistant) ou Assistente de Operações (Operations Assistant) apoiando um profissional sênior ou executivo • Excelentes habilidades de comunicação em inglês, escritas e verbais, com tom profissional e polido • Alta discrição e confiabilidade no manuseio de informações sensíveis e tarefas confidenciais • Fortes habilidades organizacionais e capacidade de gerenciar múltiplas prioridades sem perder detalhes • Autonomia e proatividade, assumindo ownership das tarefas até a conclusão • Confortável trabalhando de forma independente em um ambiente totalmente remoto • Disponibilidade de segunda a sexta, das 9h às 17h (horário US Eastern / Costa Leste dos EUA) • Desejável: experiência apoiando um fundador, empreendedor ou executivo sênior em um ambiente enxuto ou startup • Desejável: experiência em operações, procurement (compras) ou gestão de fornecedores • Desejável: familiaridade com Google Workspace, Notion, Slack ou plataformas de produtividade similares • Desejável: experiência em gerenciamento de fluxos de trabalho administrativos ou operacionais recorrentes • Currículo atualizado obrigatório para candidatura • Vídeo curto no Loom (1 a 2 minutos) obrigatório para candidatura

🏖️ Benefícios

• Remuneração em USD, paga quinzenalmente (todo dia 15 e 30) • Folga remunerada conforme a política da empresa • Observância de feriados conforme diretrizes da empresa • Trabalho 100% remoto • Posição estável e de longo prazo, com responsabilidades claras e trabalho consistente • Função de alta confiança e alto grau de ownership, com acesso direto ao principal