Vendor Operations Specialist

🕒 Outubro 24

🇺🇸 Estados Unidos – Remoto (EUA)

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

⚙️ Operações

🦅 Patrocina Visto H1B

Esta empresa já patrocinou vistos H1B no passado.

👻 Score fantasma 10%

O que significa: a chance de ninguém estar realmente contratando para esta vaga.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Mainstay

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51 - 200 funcionários

Fundada em 2024

🏠 Imobiliário

🛍️ Comércio Eletrônico

👥 B2C

Real Estate • eCommerce • B2C

A Mainstay é uma plataforma abrangente projetada para o mercado imobiliário residencial que facilita a compra, venda e gestão de propriedades de forma eficiente. Oferece orientação especializada em precificação, gestão de impostos sobre propriedades e administração simplificada de condomínios (HOA), permitindo que os usuários naveguem pelas oportunidades de aluguel de residências unifamiliares com inteligência de mercado e ferramentas poderosas. Reconhecida por seu processo de transação fluido, a Mainstay contribuiu para transações fechadas significativas, aprimorando a tomada de decisões tanto para empresas quanto para residentes no setor imobiliário.

Descrição

• Support Mainstay's Renovation as a Service (RaaS) operations as the primary day-to-day owner of vendor and agent communications • Keep work orders moving from assignment through completion across Slack, Helpscout, Airtable and SiteCapture • Handle routine vendor and agent questions, including bid timelines, on-site requests, status updates, estimated completion date confirmations, scope clarifications and invoice requests • Monitor communication channels and route information between Mainstay stakeholders and vendors • Serve as the first point of contact for vendor escalations involving access, utilities, security and other blockers • Own the RaaS Helpscout inbox within established SLAs • Confirm vendor receipt and acceptance of assignments and send timely scope-status check-ins • Manage routine scope edits, non-routine vendor revisions, partial approvals and change order approvals or denials • Maintain complete and accurate work-order data and follow up on stalled or incomplete work orders • Operate within established SOPs and escalate exceptions or blockers to Mainstay stakeholders • Alert the Head of Partnerships & Field Operations when vendor reassignment or intervention is needed

🎯 Requisitos

• Ability to multitask and prioritize across high-volume, high-velocity work without letting exceptions slip • Ability to balance company priorities and positions while still advocating for vendors when appropriate • Comfortable working all day in systems • 3+ years managing contractors or vendors in residential renovation, property management, SFR or real estate operations (preferred) • Ability to read a scope, a bid and before/after photos and determine whether they describe the same job at a fair price (preferred) • Prior experience with Airtable, Slack, SiteCapture and Helpscout (preferred) • Experience with institutional SFR clients (preferred) • Experience building or running SOPs, playbooks or vendor scorecards (preferred) • Experience using AI tools and automations day to day and specifying a rule for one (preferred) • Confidence handling inbound and outbound calls with vendors and inspectors • Strong written communication in Slack, email and Helpscout • Technical proficiency with Airtable, Slack, Helpscout, SiteCapture and similar software platforms • Ability to triage ambiguous vendor situations and identify appropriate next steps • Ability to learn and follow new tools and SOPs • Must be legally authorized to work in the United States • Must not require visa sponsorship now or in the future to work in the United States

🏖️ Benefícios

• Reasonable accommodations throughout recruitment processes for candidates with disabilities, pregnancy, religious beliefs, or other reasons protected by applicable laws

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