Virtual Assistant – Executive, Administrative Support

Vaga não está no LinkedIn

🕒 Julho 27

🇵🇭 Filipinas – Remoto

💵 ₱50.000 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 0%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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VA Desk

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2 - 10 funcionários

Fundada em 2025

🤝 B2B

🎯 Recrutamento

B2B • Recruitment

A VA Desk é um provedor de assistentes virtuais dedicados e gerenciados para empresas modernas. Eles fornecem assistentes virtuais habilitados por IA que são orientados e apoiados com sistemas, treinamento e recursos técnicos para se integrarem aos fluxos de trabalho de fundadores solos ou operações baseadas em equipe. A VA Desk cuida do recrutamento, integração, suporte de RH (monitoramento de presença, controle de confiabilidade, folha de pagamento) e suporte de TI para equipamentos gerenciados pela empresa, oferecendo suporte de execução escalável e econômico e sistemas estruturados de força de trabalho para empresas que buscam talentos terceirizados.

Descrição

• Manage complex calendars and coordinate meetings across multiple stakeholders and time zones • Schedule and reschedule appointments based on shifting priorities • Ensure executives are prepared for meetings with relevant context and materials • Track follow-ups and ensure commitments are actioned • Monitor and manage executive inboxes daily • Prioritize, organize, and flag important messages • Draft professional responses based on provided guidelines • Escalate urgent or sensitive communication when necessary • Track ongoing priorities, tasks, and internal initiatives • Ensure deadlines, deliverables, and follow-ups are organized and monitored • Maintain clarity across multiple moving projects • Prepare meeting agendas and supporting materials • Take structured meeting notes and document key decisions • Track action items and follow up on completion • Ensure accountability across stakeholders • Support communication between internal departments (operations, sales, marketing, finance, etc.) • Coordinate with external stakeholders such as vendors, partners, or client-side contacts when required • Conduct research and prepare summaries for decision-making • Assist in organizing reports, documents, and internal files • Support ad hoc operational and strategic tasks as needed • Provide general high-level administrative assistance

🎯 Requisitos

• Proven experience in executive assistant or high-level administrative support roles • Strong organizational and time management skills • Excellent written and verbal communication • Ability to manage confidential information with discretion • Experience supporting executives or senior leaders is highly preferred • Strong problem-solving and prioritization skills • Familiarity with Google Workspace / Microsoft Office • Familiarity with calendar management tools • Familiarity with project management tools (Asana, ClickUp, Trello, Notion) • Familiarity with communication tools (Slack, Zoom, email platforms) • Basic CRM familiarity is a plus