Onboarding-Spezialist (EMEA)

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Remote People

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201 - 500 Mitarbeiter

Gegründet 2018

💼 Beratung

📦 Logistik

🏥 Gesundheitswesen

💰 €1.300.000 Seed Round - RemotePeople im 2024-02

Consulting • Logistics • Healthcare

Remote People ist eine globale HR- und Workforce-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Talente in über 150 Ländern zu rekrutieren, anzustellen und zu integrieren. Das Unternehmen bietet „Employer of Record“ (EOR) und „Contractor of Record“-Services, globale Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen, Unterstützung bei Einwanderungs- und Visumangelegenheiten, lokale Compliance und die Gründung von Niederlassungen, hausinterne Rekrutierung sowie ein zentrales SaaS-Dashboard zur Verwaltung von Einstellungen und Personaloperationen. Remote People kombiniert rechtliche, Gehaltsabrechnungs- und HR-Expertise mit Technologie, um internationales Hiring und Workforce-Management zu vereinfachen.

Beschreibung

• Verwaltung des kompletten Onboarding-Prozesses für Mitarbeitende weltweit, einschließlich Erfassung und Verifizierung von Informationen, Ausfüllen von Onboarding-Formularen sowie Einrichtung von Payroll und Anmeldung zu Benefits • Koordination der Sammlung und Prüfung internationaler Arbeitsdokumente, einschließlich Arbeitserlaubnissen, Visa und Steuerformularen • Erstellung von Arbeitsverträgen anhand interner Vorlagen und Bearbeitung von Änderungen nach dem Onboarding während des gesamten Beschäftigtenlebenszyklus • Abstimmung mit internationalen Kunden sowie Erbringung von Onboarding-Support und Beratung per Telefon und E-Mail • Sicherstellen, dass rechtliche und regulatorische Dokumente korrekt, vollständig und ordnungsgemäß abgelegt sind • Pflege genauer Kunden- und Mitarbeiterdaten sowie Sicherstellung der Datenintegrität auf der internen Plattform • Kommunikation von Onboarding-Anforderungen und Zeitplänen an Kunden und Mitarbeitende • Durchführung von Schulungen oder Bereitstellung von Materialien zur Horizons-Plattform, zu Richtlinien und Verfahren • Aufbau von Kundenbeziehungen und enge Zusammenarbeit mit den Teams für Client Success, Sales, Payroll, Finance und Legal • Analyse und Optimierung von Onboarding-Workflows, Systemen und Tools • Überwachung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Vorschriften und EOR-Richtlinien • Lösung von Onboarding-Problemen und Eskalationen; Einbeziehung der Führungskraft in Risikosituationen • Steuerung der Erwartungen in Bezug auf Arbeitsverträge und Minimierung unnötiger Änderungen an Vorlagen • Teilnahme an Team- und Management-Meetings • Nutzung von CRM-Systemen und internen Kommunikationskanälen • Einholen von Feedback nach dem Onboarding und Bearbeitung von Anliegen mit Kunden und Mitarbeitenden

🎯 Anforderungen

• Erfahrung in der Administration von Mitarbeiter-Onboardings; Erfahrungen mit globaler Einrichtung, Verwaltung und Pflege sind von Vorteil • Verhandlungssichere Englischkenntnisse erforderlich • Bachelor-Abschluss in Human Resources, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung im Onboarding oder in der HR-Administration • Erfahrung im Onboarding, in der HR-Administration oder einer ähnlichen Funktion, idealerweise in einer EOR- oder PEO-Umgebung • Vertrautheit mit globalen Onboarding-Prozessen und Compliance-Anforderungen ist sehr wünschenswert • Verständnis für nationale und internationale arbeitsrechtliche Vorschriften und Compliance-Standards • Kenntnisse zu Best Practices im Mitarbeiter-Onboarding, Vertragsentwurf anhand von Vorlagen und Verwaltung von HR-Dokumentationen • Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten • Ausgeprägte zwischenmenschliche, organisatorische, analytische und problemlösende Fähigkeiten sowie Kundenorientierung • Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben, Einhaltung von Fristen und Führung genauer, vertraulicher Aufzeichnungen • Versiertheit im Umgang mit HR-Software, CRM-Systemen und relevanten Tools; idealerweise Erfahrung mit HubSpot und Confluence • Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld mit wechselnden Prioritäten und Fristen zu arbeiten • Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams • Sensibilität für kulturelle Unterschiede und Fähigkeit, mit vielfältigen internationalen Kunden und Mitarbeitenden zu arbeiten • Professionalität, Integrität und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen

🏖️ Vorteile

• Wettbewerbsfähiges Gehalt • Ein asynchrones Arbeitsumfeld • 'Remote-First'-Unternehmensumfeld (oder Hybrid), abhängig von der Tätigkeit • Möglichkeit, für einen kurzen Zeitraum aus dem Ausland zu arbeiten • Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens • Bereitstellung der nötigen Hardware für neue Mitarbeitende