Operations Manager

🕒 vor 1 Monat

🗽 New York – Remote

🗽 New York – Remote

⏰ Vollzeit

🟡 Mittelstufe

🟠 Senior

⚙️ Operations

👻 Geisterscore 30%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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The Hello Team

WebsiteLinkedInAlle Stellen

1001 - 5000 Mitarbeiter

Gegründet 2021

🏥 Gesundheitswesen

🛡️ Versicherung

📦 Logistik

Healthcare • Insurance • Logistics

Das Hello Team ist ein B2B-Anbieter von strukturierten Offshore-Beschaffungslösungen und Managed Workforce-Lösungen. Sie rekrutieren, beschäftigen und betreiben dedizierte Nearshore- und Offshore-Teams in über 30 Ländern und bieten Remote-Beschäftigung, BPO-Dienstleistungen, Anrufbeantwortungsdienste und Callcenter-Ausbau mit vor Ort Rekrutierung, US-basierter operativer Aufsicht, Schulung und Echtzeit-Workforcemanagement. Das Unternehmen legt Wert auf Verantwortlichkeit, Leistungsüberwachung und kulturelle Ausrichtung für Kunden im Gesundheitswesen, in der Versicherungsbranche, im Immobilienwesen, im Bereich der professionellen Dienstleistungen und anderen Sektoren.

Beschreibung

• Monitor employee attendance by reviewing daily timesheets, ensuring accurate clock-ins, and resolving timekeeping discrepancies • Create, update, and maintain job records within the company's job management system • Process employee reimbursements and expense requests accurately and in a timely manner • Assist with employee onboarding, including collecting employment documentation, W-9 forms, and coordinating field staff • Review and process payroll accurately and on schedule • Maintain payroll records and upload payroll data into QuickBooks as needed • Provide professional customer service by addressing inquiries and resolving issues promptly • Process customer payments and respond to billing and invoice inquiries • Prepare, issue, and follow up on invoices to ensure timely collections • Communicate with the Department of Buildings (DOB), Con Edison, and other regulatory agencies regarding permits, inspections, approvals, and compliance requirements • Prepare and process change orders, revised proposals, and related invoices for client-requested modifications • Prepare and send accurate estimates and quotations for prospective customers • Perform additional administrative and operational duties as assigned • Perform other duties related to the position as assigned

🎯 Anforderungen

• Proficient level of English (written and spoken) • Excellent communication and problem-solving skills • Willingness to learn the company's payroll software • Experience with Monday.com or another CRM/project management system is a strong plus • Basic QuickBooks knowledge is a strong plus • Strong leadership and follow-up abilities • Previous experience as an Operations Manager or in a similar operations role • Comfortable handling payroll coordination, employee management, and customer service • Excellent organizational and multitasking skills • Highly responsible, dependable, proactive and professional demeanor • Strong attention to detail and ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment • Strong problem-solving skills with the ability to work independently • Proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), and standard business tools (email, spreadsheets, document management) • Out-of-the-box thinker, highly adaptable, reliable, self-motivated, and confident approach • Ability to quickly learn new systems, software, and workflows • Ability to understand and follow established processes accurately with minimal supervision • Ability to work U.S. Eastern Time (New York) business hours and adapt to business needs • Interested in long-term career opportunities • Reliable computer (Windows 10 or newer), two monitors, and stable high-speed internet

🏖️ Vorteile

• 100% remote work • Great work environment with potential for growth