Administrative & Scheduling Support Specialist, Aged Care

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Outsourced Staff

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51 - 200 employés

🤝 B2B

☁️ SaaS

👥 RH Tech

B2B • SaaS • HR Tech

Outsourced Staff est une entreprise spécialisée dans la fourniture d'équipes distantes de haut calibre pour divers rôles, y compris le développement de logiciels, le support informatique, le marketing digital et le service client. Avec plus de 25 ans d'expérience, elle se concentre sur l'association entre les entreprises et des talents exceptionnels pour soutenir leur croissance, en veillant à ce que les candidats soient soigneusement sélectionnés pour leurs compétences et leur adéquation culturelle. L'entreprise offre une large gamme de solutions externalisées, notamment l'assistance virtuelle, le développement de logiciels et le support client, favorisant ainsi l'efficacité et la productivité de ses clients.

Description

• Manage client records and administrative processes including creating and updating client profiles in Visual Care • Uploading documentation and managing digital signatures • Following up on client approvals and required documentation • Coordinate daily schedules for clients and support workers including scheduling and confirming client appointments and services • Managing changes, cancellations, and rescheduling • Conducting daily checks to ensure all shifts are allocated and covered • Communicating updates to staff and clients • Ensure accuracy in workforce tracking including reviewing and verifying daily timesheets • Following up on missing or incorrect entries • Support financial administration processes including processing invoices and assisting with claims submission • Assist with audit preparation and compliance tracking

🎯 Exigences

• Strong administrative and scheduling experience • Experience using CRM or care management systems (e.g., Visual Care) • Experience with VOIP communication tools (e.g., Dialpad) • Experience within the Australian aged care sector is highly advantageous • Medical or healthcare background is highly desirable • Excellent written English and communication skills • Strong attention to detail and accuracy • Advanced organisational and time management skills • Ability to manage multiple tasks and prioritise effectively • Minimum 2–3 years experience in a similar admin or coordination role

🏖️ Avantages

• Flexible work arrangements