Virtual Assistant – Construction, Administration

Vaga não está no LinkedIn

🕒 Agosto 14

🇵🇭 Filipinas – Remoto

💵 $900 - $1.100 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 11%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Assist World

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51 - 200 funcionários

Fundada em 2022

🎯 Recrutamento

🤝 B2B

Recruitment • B2B

<Assist World> Assist World é uma empresa de terceirização e fornecimento de assistentes virtuais que conecta empresas a assistentes remotos qualificados em áreas como administração, contabilidade, atendimento ao cliente, vendas, mídias sociais, e-commerce e funções específicas de cada setor. Oferecem descoberta rápida, pareamento e integração, um painel de gerenciamento com gerentes de contas dedicados e a garantia de satisfação com opções de substituição ou reembolso. A Assist World atende empresas globalmente, enfatiza a contratação flexível e econômica (meio período ou período integral) sem compromissos de longo prazo, e promove um banco de milhares de assistentes pré-selecionados para equipes escaláveis.

Descrição

• Process and allocate supplier bills within Buildertrend and Xero. • Complete job reconciliations and assist with project cost tracking. • Set up suppliers and subcontractors in Buildertrend and Xero. • Create and maintain job records and upload project documentation. • Prepare and manage purchase orders and filing systems. • Track certification requests and assist with change orders and scheduling updates. • Coordinate reports, applications, project photos, and stakeholder documentation. • Prepare owner contracts and respond to owner information requests. • Support end-of-build communications, handover information, client correspondence, and project documentation. • Process supplier registrations, trade applications, onboarding, insurance forms, and compliance records. • Maintain supplier databases and records. • Manage social media content and update company website content. • Assist with LinkedIn, Houzz, Vimeo, and other online platforms. • Create marketing materials using Canva and coordinate industry award submissions. • Upload project media and maintain digital marketing assets. • Organise health and safety documentation and assist with compliance tracking. • Maintain Buildertrend, Monday.com, Microsoft Office, and associated business systems. • Assist with PDF editing, document preparation, system training, and process improvement. • Monitor and respond to emails, coordinate meetings, support management communications, and coordinate apprentice recruitment communications.

🎯 Requisitos

• Previous experience in administration, virtual assistance, project coordination, or office management. • Strong organisational skills with the ability to manage multiple tasks simultaneously. • High level of written and verbal communication skills. • Experience with Microsoft Office Suite. • Experience using Buildertrend, Xero, Monday.com, or similar project management/accounting software is highly desirable. • Ability to work independently and meet deadlines. • Strong attention to detail and accuracy. • Proactive and self-motivated. • Reliable and accountable. • Strong problem-solving skills. • Adaptable and willing to learn new systems and processes. • Able to maintain confidentiality and handle sensitive information responsibly. • Availability for 40 hours per week, 8am–4pm Eastern Australian Time.

🏖️ Benefícios

• 100% REMOTE • $50 birthday bonus • $200 testimonial bonus • No tracker • Full-time schedule of 40 hours per week • Ongoing system training • Training modules relating to business software and procedures