Assistente Executivo Remoto – Suporte Empresarial e Pessoal

Vaga não está no LinkedIn

🔥 43 minutos atrás

🌐 México, Colômbia, +1 outros países – Remoto

🇲🇽 México – Remoto 🇨🇴 Colômbia – Remoto 🇧🇷 Brasil – Remoto

💵 $1.000 - $1.700 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 20%

O que significa: a chance de ninguém estar realmente contratando para esta vaga.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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FreedUp

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11 - 50 funcionários

💼 Consultoria

📦 Logística

⚡ Produtividade

Consulting • Logistics • Productivity

A FreedUp é uma empresa que oferece um Executive Assistant Operating System, fornecendo aos clientes assistentes executivos (EA) treinados que gerenciam tarefas administrativas. A empresa realiza um processo de onboarding completo que inclui sistemas personalizados, treinamentos sob medida e suporte contínuo para garantir que as necessidades administrativas dos clientes sejam atendidas com eficiência. A FreedUp é especializada na criação de sistemas operacionais pessoais para indivíduos e empresas, utilizando talentos globais de ponta e minimizando o atrito operacional.

Descrição

• Fazer a triagem das caixas de entrada profissionais de ambos os fundadores, sinalizar prioridades, redigir respostas e garantir que nada passe despercebido. • Ajudar no pagamento de contas, acompanhar faturas e depósitos e coordenar com as equipes terceirizadas de contabilidade e escrituração contábil, respeitando as regras de aprovação e os limites de gastos. • Dar suporte à administração de RH, incluindo integração de novos colaboradores, documentação, agendamento e outras tarefas relacionadas à gestão de pessoas. • Coordenar trabalhos de CAD e produção entre os fundadores, a equipe interna e o suporte terceirizado de produção, acompanhando prazos e pendências. • Agendar reuniões, preparar pautas e acompanhar itens de ação. • Coordenar serviços e reparos residenciais com técnicos, mecânicos que realizam atendimento móvel e outros prestadores. • Gerenciar devoluções e pedidos online, além de tarefas que possam ser realizadas remotamente usando serviços de retirada e entrega. • Pagar contas pessoais a partir de uma fila predefinida e sinalizar dúvidas. • Realizar reuniões semanais de acompanhamento com cada fundador e monitorar os responsáveis pelas áreas do negócio. • Adaptar-se aos canais de comunicação Microsoft Teams, Slack, mensagens de texto ou WhatsApp. • Criar processos simples e checklists para garantir a execução confiável de tarefas recorrentes. • Concluir o processo seletivo, incluindo uma apresentação introdutória via Loom, entrevista de recrutamento, avaliação prática com uma tarefa de redação para o LinkedIn e entrevista final com o cliente.

🎯 Requisitos

• Pelo menos 3 anos de experiência como Assistente Executivo, Assistente de Operações ou em uma função de suporte semelhante. • Experiência prática com administração financeira, como pagamento de contas, faturamento ou trabalho com um contador. • Histórico comprovado de gerenciamento de informações financeiras e corporativas confidenciais com total discrição. • Excelente inglês escrito e falado (nível C1 ou superior). • Altamente organizado(a), com capacidade de gerenciar solicitações de dois executivos e manter ambos informados. • Proativo(a) e confiável, com forte capacidade de acompanhamento e atenção aos detalhes. • Familiaridade com o ecossistema Microsoft (Outlook, Teams) e com o cumprimento de procedimentos de segurança de TI, incluindo o trabalho em um laptop fornecido pela empresa. • Disponibilidade durante o horário comercial do fuso Central dos Estados Unidos (US Central Time). • Internet confiável de alta velocidade e ambiente de home office silencioso. • Experiência prestando suporte a mais de um executivo, sócios de negócios ou cônjuges. • Experiência em empresas de arquitetura, engenharia, design ou construção, ou familiaridade com projetos baseados em CAD. • Experiência com administração de RH, como integração de novos colaboradores ou manutenção de registros de funcionários. • Experiência na coordenação remota de serviços residenciais e tarefas pessoais. • Familiaridade com Slack, WhatsApp, Ramp e gerenciadores de senhas, como o 1Password.

🏖️ Benefícios

• Remuneração em USD • Bônus de fim de ano, além de outros bônus aplicáveis • Auxílio para seguro-saúde • PTO + feriados • Treinamento e suporte contínuo da equipe da FreedUp

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