Senior Executive Assistant

Vaga não está no LinkedIn

🔥 41 minutos atrás

🌐 México, Colômbia, +2 outros países – Remoto

🇲🇽 México – Remoto 🇨🇴 Colômbia – Remoto 🇦🇷 Argentina – Remoto 🇵🇭 Filipinas – Remoto

⏰ Tempo Integral

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 25%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Catena

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1 - 10 funcionários

💼 Consultoria

🏥 Saúde

📦 Logística

Consulting • Healthcare • Logistics

Catena, agora conhecida como Pearl Talent, é uma empresa especializada em ajudar organizações a contratar talentos remotos de alto nível no exterior, com foco principalmente em candidatos das Filipinas e da América Latina. Adotamos um processo rigoroso de seleção para garantir a entrega de profissionais altamente capacitados, com habilidades modernas em software e fluência em inglês. A Pearl Talent oferece dois serviços principais de contratação: Managed Services, que cuida de compliance, folha de pagamento e treinamento; e Direct Placement, para empresas que gerenciam as contratações internamente. Nosso foco está na retenção de longo prazo e na qualidade dos processos de contratação, com o objetivo de formar equipes remotas de alta performance para diversos setores, incluindo saúde, imobiliário e finanças.

Descrição

• Manage multiple inboxes, prioritizing urgent matters, actionable requests, and important updates • Coordinate complex calendars, schedule meetings, and proactively resolve conflicts • Prepare meeting briefs, correspondence, and supporting materials ahead of calls • Block preparation time on the calendar before key meetings • Draft responses and maintain organized correspondence records • Maintain an overview of priorities, deliverables, pending decisions, and outstanding tasks • Follow up with internal and external stakeholders to keep work moving and prevent delays • Implement and manage systems for task tracking, documentation, and knowledge management • Use AI tools to summarize information, organize documents, and streamline administrative workflows • Continuously improve processes to free leadership time for strategic priorities • Track follow-ups with external contacts • Organize business documents and prepare information for leadership review • Research companies, contacts, and industry events • Coordinate flights, accommodations, and itineraries • Research relevant conferences and arrange meetings with key contacts

🎯 Requisitos

• 7–10+ years of experience in executive assistance or senior-level executive support • Experience supporting senior executives, founders, or partners in a fast-paced environment • Hands-on management of multiple executive inboxes and complex multi-party calendars, including preparing meeting briefs • Experience coordinating travel arrangements, including flights, accommodations, and itineraries • Experience using AI tools to summarize information, organize documents, or streamline workflows • Experience managing digital tools for task tracking, documentation, and knowledge management • English at C1+ CEFR level • Nice to have: experience in private equity, investment firms, or financial services • Nice to have: familiarity with deal-related documentation, data rooms, and investment processes • Nice to have: experience with Notion, Microsoft 365, CRM platforms, or project management tools • Nice to have: experience implementing new systems or redesigning existing workflows

🏖️ Benefícios

• Competitive Salary: Based on experience and skills • Fully remote—work from anywhere • Team incentives: Recognition for maintaining 100% CRM hygiene and on-time reporting • Generous PTO in accordance with company policy • HMO coverage after 3 months for PH-based full-time employees • Direct mentorship from international industry experts • Ongoing access to learning and development resources • Global networking with professionals worldwide