Executive Assistant – C-Level

🕒 4 dias atrás

🇲🇽 México – Remoto

⏰ Tempo Integral

🟠 Sênior

🔴 Especialista

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 10%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Collective Residential

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201 - 500 funcionários

🏠 Imobiliário

🤝 B2B

Real Estate • B2B

A Collective Residential é uma empresa que adquire respeitadas companhias de gerenciamento de propriedades multifamiliares e as integra em um coletivo nacional que fornece capital, infraestrutura operacional, serviços compartilhados e um ecossistema habilitado por tecnologia/IA. Anteriormente conhecida como Proper, a Collective Residential é liderada por ex-proprietários e operadores e se concentra em preservar marcas locais, equipes e relações de mercado enquanto oferece aos proprietários liquidez inicial mais opções de equidade reversível e caminhos para envolvimento contínuo. A empresa centraliza recursos como RH, marketing, dados e tecnologia, e práticas operacionais de excelência para impulsionar o desempenho em um portfólio alinhado de empresas de gerenciamento de propriedades.

Descrição

• Manage a complex, evolving calendar of internal and external meetings, calls, and events across multiple time zones • Plan and run leadership meetings, board sessions, offsites, and team events end to end • Source venues and vendors, track budgets, prepare agendas, coordinate attendee logistics and materials, and complete post-event follow-up • Coordinate flights, accommodations, ground transportation, and detailed travel itineraries • Anticipate the executive’s needs and resolve issues proactively • Provide email management, document preparation, and follow-up support • Own and drive cross-functional projects from kickoff through completion, tracking timelines, owners, and deliverables • Prepare agendas, briefing documents, and pre-reads for executive meetings • Build and edit presentations, reports, and other leadership materials • Support the executive’s direct reports and broader corporate team with scheduling, coordination, and project needs • Act as a connector across corporate functions and portfolio companies • Maintain strict confidentiality of sensitive company and personal information • Serve as a primary contact between the executive and internal and external stakeholders • Support multiple companies and shifting business priorities • Provide urgent support outside standard business hours when required • Administer and maintain Asana and related team tools, including project setup, templates, and workflows • Use technology and AI tools, including Claude, to improve efficiency and streamline workflows • Document recurring processes and help onboard new team members

🎯 Requisitos

• College degree or equivalent • 8+ years of experience as an Executive Assistant supporting C-level executives in a fast-paced environment • Demonstrated experience managing projects and coordinating across multiple teams or stakeholders • Excellent written and verbal communication skills in English • Proven ability to manage complex schedules, travel, and events with precision • Proactive and detail-oriented, with strong organizational and problem-solving skills • Advanced proficiency in PowerPoint, Word, and Excel • Experience with Asana or a similar project management tool is preferred • Tech-savvy and comfortable adopting new systems, tools, and AI solutions such as Claude • Strong discretion and judgment with sensitive information • Ability to work Eastern Time hours consistently, with flexibility for urgent needs outside standard business hours • Comfortable working across multiple companies and priorities, and able to handle ambiguity and change

🏖️ Benefícios

• Remote work • Competitive Salary • Travel to the U.S. up to two times per year