Executive Assistant – Operations, Hiring

Vaga não está no LinkedIn

🕒 Maio 7

🌐 México, Colômbia, +1 outros países – Remoto

🇲🇽 México – Remoto 🇨🇴 Colômbia – Remoto 🇧🇷 Brasil – Remoto

💵 $1.000 - $1.600 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 53%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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FreedUp

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11 - 50 funcionários

💼 Consultoria

📦 Logística

⚡ Produtividade

Consulting • Logistics • Productivity

A FreedUp é uma empresa que oferece um Executive Assistant Operating System, fornecendo aos clientes assistentes executivos (EA) treinados que gerenciam tarefas administrativas. A empresa realiza um processo de onboarding completo que inclui sistemas personalizados, treinamentos sob medida e suporte contínuo para garantir que as necessidades administrativas dos clientes sejam atendidas com eficiência. A FreedUp é especializada na criação de sistemas operacionais pessoais para indivíduos e empresas, utilizando talentos globais de ponta e minimizando o atrito operacional.

Descrição

• Play a key role in supporting the Executive during a critical operational scaling phase • Assist with data gathering, report consolidation, project coordination, SOP creation, CRM development, and systems organization inside Notion • Support ongoing operational priorities, integrate into the executive's productivity systems, and help build sustainable processes that enable accountability, visibility, and progress tracking across projects • Build, organize, and maintain the EA workspace in **Notion**, including: Task tracking, SOP documentation • Monitor daily task completion across direct reports and flag delays or issues proactively • Build and maintain structured checklists for each team member’s responsibilities • Create **daily/weekly summary reports** highlighting completion status and key risks • Source candidates (primarily Philippine-based product developers) via LinkedIn and other platforms • Manage outreach, follow-ups, and candidate communication • Coordinate and schedule interviews (primarily evening slots) • Document SOPs for recurring workflows (email, hiring, task tracking)

🎯 Requisitos

• 3–4+ years as an Executive Assistant, Operations Assistant, or similar role • Proven experience with **process documentation, system building, or SOP creation** • Strong skills in **data gathering, report preparation, and project tracking** • Experience with **recruitment coordination and sourcing** • Familiarity with tools like Gmail, Notion, SuperHuman, Discord, Slack, LinkedIn, and calendar systems • Experience supporting founders or fast-paced teams is a strong plus • Experience with **Notion** or similar knowledge management tools (must be willing to learn quickly) • Familiarity with **Google Workspace**, especially Sheets for reporting • Excellent organizational and prioritization abilities • Outstanding written and verbal communication skills • Ability to operate autonomously and proactively • High comfort in tech-driven environments and learning new platforms • Experience coordinating cross-functional stakeholders • Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information • **Technical Requirements**: Reliable high-speed internet, modern laptop with multi-core processor, noise-canceling headset

🏖️ Benefícios

• International experience • Opportunity to work remotely from anywhere • Supportive and collaborative team environment • Learning and development opportunities • Potential Performance Bonuses • PTO • HMO after 3 months