Executive Travel and Personal Assistant

🕒 Julho 8

🇵🇭 Filipinas – Remoto

💵 $9.600 - $14.400 / ano

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 38%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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WeAssist.io

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51 - 200 funcionários

🤝 B2B

⚡ Produtividade

☁️ SaaS

B2B • Productivity • SaaS

WeAssist. io é uma empresa que oferece a oportunidade de terceirizar uma variedade de tarefas para assistentes virtuais qualificados, permitindo que as empresas se concentrem em atividades de alto valor. Eles se especializam em melhorar a produtividade empresarial, oferecendo serviços como geração de leads em várias plataformas, gestão de e-mails e agenda, manuseio de despesas e faturas, estratégia de mídia social, pesquisas, entrada de dados e mais. A WeAssist. io visa ajudar empreendedores e empresas a "recuperar" seu tempo e aumentar a eficiência operacional ao tirar de suas mãos as tarefas de baixo valor.

Descrição

• Manage all logistics for frequent domestic travel, often as much as 5 out of every 6 weeks. • Coordinate travel for family members or firm colleagues attending the same events. • Inherit and continuously refine an existing travel playbook. • Plan proactively at least 6 weeks ahead for conferences and major trips. • Monitor preferred airline apps daily and conduct a weekly travel coordination call with the Managing Partner's wife. • Build detailed, clearly formatted itineraries in shared documents. • Document every confirmation number, contact, and instruction. • Select hotels and verify required amenities. • Arrange rental cars, drivers, or Uber based on trip needs. • Confirm rental car reservations shortly before landing. • Coordinate restaurant reservations and grocery deliveries. • Handle last-minute schedule changes by adjusting hotels, cars, and meetings. • Coordinate seasonal transitions, cleaning services, maintenance, groceries, supplies, and private chefs for a second home. • Manage calendar conflicts and cross-reference digital and physical calendars. • Monitor inboxes and shared email for booking confirmations; draft responses and clear non-essential items. • Save confirmed bookings and documents to shared storage systems. • Support the broader EA team with research, data entry, document summarization, reporting, and AI-assisted proofreading.

🎯 Requisitos

• Stellar English & Communication – Clear, polished communication is a must, both in writing and over the phone. • Proven experience managing highly complex, ever-changing travel logistics down to the smallest detail. • A track record of foreseeing problems before they arise. • Experience supporting a high-level, fast-paced executive with demanding travel needs. • Extreme attention to detail. • Comfortable handling curveballs independently and confidently. • Experience with Dropbox and Net Docs is a plus. • Comfortable using AI tools like Claude or ChatGPT to clean up and proofread written work. • Available for full-time work from 10:00 AM to 7:00 PM or 11:00 AM to 8:00 PM EDT; hours may shift with daylight savings and business needs. • Business-casual attire when in meetings. • Professional setup with clean background, good camera, good microphone, and strong Wi-Fi. • Familiarity with Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Apple iMessage/WhatsApp, and airline apps.

🏖️ Benefícios

• 13th Month Bonus • Permanent work-from-home / remote set-up • Health insurance • Dental insurance • Mental health insurance • Great starting salary • Growth opportunity • Performance-based raises • Prizes and bonuses • High-growth environment • Strategic influence • Long-term runway • High-trust team • Remote flexibility • High expectations, high reward • Constant variety