Executive Assistant, HubSpot Experience

🕒 3 dias atrás

🇵🇭 Filipinas – Remoto

💵 ₱70.000 - ₱75.000 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 21%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Wing Assistant

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501 - 1000 funcionários

💼 Consultoria

📣 Marketing

📦 Logística

💰 $2.100.000 Seed Round em 2022-03

Consulting • Marketing • Logistics

Wing Assistant é uma empresa especializada em fornecer serviços de assistente virtual para empresas em todo o mundo. A empresa oferece uma ampla gama de serviços, incluindo tarefas gerais de assistente virtual, assistência executiva, atendimento ao cliente, contabilidade e marketing digital. A Wing Assistant tem como objetivo aumentar a produtividade de startups e equipes corporativas ao delegar tarefas a assistentes virtuais dedicados, reduzindo a carga operacional e permitindo que as empresas foquem em suas atividades essenciais. Seus serviços são disponibilizados por meio de um modelo de assinatura, oferecendo soluções flexíveis e econômicas em comparação com métodos tradicionais de contratação. Os clientes se beneficiam de um modelo de assistente dedicado, no qual o profissional trabalha exclusivamente para o seu negócio, adquirindo ao longo do tempo um entendimento mais profundo de seus processos.

Descrição

• Create and send statements or invoices, track payments, and record company expenses • Gather data on trends, industry best practices, and publicly available information; prepare findings reports and comparative analyses • Store and organize documents and files • Prepare lead lists or meeting minutes, transcribe audio recordings, prepare payroll information, and organize research notes • Research products, purchase goods, and secure samples • Store, update, and collect information for marketing and sales campaigns through a CRM system • Monitor projects, conduct internal communication, and organize company data • Coordinate team calendars, prevent scheduling conflicts, and ensure clients are prepared and on time for meetings • Prepare itineraries and book hotels, rental cars, and related travel arrangements • Handle incoming calls and make appointment or informational inquiry calls • Reply to emails, follow up on correspondence, organize inboxes, and notify clients about important emails • Synthesize data and content into cohesive reports and presentation slides • Upload videos, manage negative reviews, and maintain account profiles • Upload and enrich exhibitor lists; manage conference data hygiene and organization in Airtable and HubSpot • Use ZoomInfo to enrich contacts at target conference accounts and associate booked meetings with deals • Process closed deals through HubSpot and billing workflows according to documented SOPs • Troubleshoot and unenroll deals when issues arise • Deduplicate companies and contacts weekly and resolve enrichment workflow errors • Apply deal source attribution according to documented SOPs • Perform ad hoc tasks

🎯 Requisitos

• Minimum of 5 years of experience as an Executive Assistant to C-levels (CEO, COO etc) • Bachelor's degree or any certificate course (required) • Excellent phone, email, and instant messaging communication skills • Excellent English communication skills, both written and verbal (at least B2 level) • Solid organizational & time management skills • Tech savvy & familiar with current technologies, like desktop sharing, cloud services, and VoIP • Experience with word-processing software and spreadsheets (e.g., MS Office) • Knowledge of online calendars and scheduling (e.g., Google Calendar) • Proactive attitude & willingness to be trained • Able to work on a graveyard shift • HubSpot experience (non-negotiable) • Comfortable working from recorded video SOPs and written documentation • Meets deadlines consistently; communicates proactively if a deadline is at risk • Ability to follow structured processes precisely while flagging inefficiencies • USB headset with noise cancellation feature • Working webcam • Computer with at least 1.8 GHz processor and at least 4GB RAM • Main internet service speed of at least 25 Mbps cable connection • Backup internet service speed of at least 10 Mbps

🏖️ Benefícios

• Health Insurance (HMO) • Performance Incentives • Job Security and Stability • Paid Training • Inclusive Culture • Upskilling Opportunities • 100% Work-From-Home • Exceptionally Supportive Team • Opportunities for Career Growth • Fun Work Environment • Holiday & Overtime Pay • Affiliate referral program earning up to $30 if referral is hired