Document Controller Specialist

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Alten México

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10,000+ employees

Founded 1999

Engineering • Technology Consulting • IT Services

Alten México is a subsidiary of the ALTEN Group, a global leader in engineering and technology consulting. The company offers a wide range of services, including engineering and R&D, IT services, cybersecurity, and project management. With expertise in industries such as aeronautics, automotive, and life sciences, Alten México supports major clients in their innovation strategies. The company is committed to sustainable innovation, diversity, and corporate social responsibility, making it a leading player in outsourced engineering and IT services across various sectors.

📋 Description

• Recibir documentos de equipos internos o externos, verificar su integridad y registrarlos en el sistema con metadatos adecuados (ej. número de proyecto, fecha, autor, versión). • Asignar categorías y etiquetas según taxonomías predefinidas • Almacenar documentos en repositorios centralizados • Asegurar que solo la versión más reciente esté disponible para los usuarios, archivando versiones anteriores con trazabilidad. • Configurar niveles de acceso según roles • Gestionar solicitudes de acceso y auditorías de permisos • Enviar documentos a stakeholders según flujos de trabajo predefinidos • Actuar como enlace entre equipos técnicos, legales, clientes y proveedores para resolver dudas sobre documentación. • Participar en reuniones de proyecto para identificar necesidades de documentación y plazos críticos. • Asegurar que los documentos cumplan con normativas internas (ej. plantillas corporativas) y externas • Revisar repositorios para identificar documentos obsoletos, duplicados o mal clasificados. • Generar informes de cumplimiento para gerencia o auditorías externas • Aplicar políticas de retención documental • Gestionar documentos de licitaciones, contratos, planos técnicos o manuales de operación. • Elaborar dashboards o informes semanales/mensuales sobre el estado de la documentación • Atender solicitudes urgentes (ej. recuperación de versiones anteriores, corrección de errores en metadatos).

🎯 Requirements

• Experiencia en roles de gestión de documentación basada en proyectos • Microsoft Office 365°: Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, OneDrive, Planner • Experiencia con sistemas de control de versiones • Project Management (PM) • Conocimiento de estándares internacionales: ISO 15489 (Gestión de documentos), ISO 9001 (Calidad) • Capacidad para diseñar y aplicar estructuras de metadatos para clasificación y recuperación eficiente de documentos. • Automatización de procesos = Uso de herramientas como Power Automate (Microsoft)

🏖️ Benefits

• Sueldo base competitivo. • Seguro de gastos médicos mayores (incluye dental y visión). • 15 días de aguinaldo. • 25% de prima vacacional. • 12 días de vacaciones desde el primer año. • Seguridad social (IMSS). • Vales de despensa quincenales