Assistenz der Geschäftsführung (Remote)

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Veta Virtual

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11 - 50 Mitarbeiter

🤝 B2B

☁️ SaaS

⚡ Produktivität

B2B • SaaS • Productivity

Veta Virtual ist auf Virtual Receptionist und Virtual Assistant Services spezialisiert. Das Unternehmen bietet unter anderem: • Anrufannahme • Inbound- und Outbound-Call-Management • Terminvereinbarung • Bearbeitung von Anruf-Überläufen (Call Overflow) Die Services sind darauf ausgelegt, Anrufende durch personalisierte Erlebnisse mit dedizierten, echten Empfangskräften in Kundschaft zu verwandeln. Veta Virtual arbeitet branchenübergreifend – unter anderem in Rechtsberatung, Buchhaltung/Steuerberatung und Gesundheitswesen – und unterstützt Unternehmen dabei, ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren, den Kundenservice zu verbessern und interne Ressourcen freizusetzen. Im Fokus steht echte menschliche Interaktion: 100 % reale Empfangskräfte integrieren sich nahtlos in bestehende Telefonanbieter und -systeme und bieten eine kosteneffiziente Alternative zur Einstellung von Vollzeitkräften.

Beschreibung

• Verwaltung komplexer Führungskräftekalender – Termine planen, priorisieren und Zeitfenster über mehrere Zeitzonen hinweg mit Präzision und Weitblick schützen. • Als zentrale Ansprechpartnerin/ zentraler Ansprechpartner für interne Teams, Kunden und externe Partner fungieren und im Namen der Führungsebene klare und zeitnahe Kommunikation sicherstellen. • Verfassen, Prüfen und Verwalten von hochrangiger Korrespondenz – E‑Mails, Memos, Tagesordnungen, Briefing‑Dokumente und Executive Summaries. • Koordination von kompletten nationalen und internationalen Reiseplanungen, einschließlich Reiserouten, Unterkünften und Spesenabrechnungen. • Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und unterstützenden Materialien für wichtige Meetings, Vorstandssitzungen und Stakeholder‑Kommunikation. • Verfolgung von Maßnahmen, Projektfristen und Nachverfolgungen, um sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt und die Prioritäten der Führungsebene eingehalten werden. • Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen stets mit höchster Diskretion, Professionalität und Integrität. • Erkennen von Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen, Implementierung von Tools und Verbesserung der operativen Effizienz im Executive Office.

🎯 Anforderungen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Chief of Staff zur Unterstützung von C‑Level‑ oder Senior‑Executives, idealerweise in einer Remote‑Umgebung. • Fortgeschrittene Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit hervorragender Grammatik, professionellem Ton und der Fähigkeit, die Führungsebene in sämtlicher Kommunikation zu vertreten. • Sicherer Umgang mit Produktivitäts‑ und Kollaborationstools wie Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Drive), Microsoft Office Suite, Zoom und Slack. • Nachweisliche Fähigkeit, komplexe, sich ändernde Kalender und konkurrierende Prioritäten über mehrere Zeitzonen hinweg zu managen, ohne den Überblick zu verlieren. • Hervorragende Detailgenauigkeit und Organisationsfähigkeit – Sie bemerken, was anderen entgeht, und sind mehrere Schritte voraus. • Hohe emotionale Intelligenz und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen, sensiblen Situationen und Beziehungen auf Führungsebene. • Starke schriftliche Kommunikationsfähigkeiten – in der Lage, gepflegte Korrespondenz zu verfassen, Informationen klar zusammenzufassen und den Ton an verschiedene Zielgruppen anzupassen. • Erfahrung in der Koordination von Reiselogistik, Spesenmanagement sowie in der Kommunikation mit Dienstleistern oder Drittparteien. • Bonus: Vertrautheit mit Projektmanagement‑Tools wie Asana, ClickUp, Notion oder Monday.com. • Proaktive, selbstgesteuerte Arbeitsweise mit hoher Eigentümermentalität, ausgeprägter Follow‑through‑Fähigkeit und der Fähigkeit, in einer Remote‑Umgebung eigenständig zu arbeiten. • Bewusstsein dafür, wie KI‑Tools (z. B. ChatGPT, Notion AI) Executive‑Support‑Workflows verbessern können, ist ein starkes Plus.

🏖️ Vorteile

• +10 bezahlte Urlaubstage pro Jahr • Alle US‑Bundesfeiertage • Vollständig remote – Arbeit von überall auf der Welt mit professionellem Home‑Office‑Setup. • Ein dynamisches Umfeld mit echten Entwicklungsmöglichkeiten, der Chance, mehr Verantwortung zu übernehmen und auf Führungsebene sichtbaren Einfluss zu nehmen. • Eine unterstützende, kollaborative Kultur bei Veta Virtual und unserem Kunden – Ihre Beiträge werden gesehen und geschätzt.