Executive Assistant – Consulting Operations

🕒 Agosto 29

🌐 México, Colômbia, +2 outros países – Remoto

🇲🇽 México – Remoto 🇨🇴 Colômbia – Remoto 🇳🇮 Nicarágua – Remoto 🇯🇲 Jamaica – Remoto

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 25%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Hire Overseas

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1 - 10 funcionários

Fundada em 2023

💼 Consultoria

📣 Marketing

📦 Logística

Consulting • Marketing • Logistics

Hire Overseas é uma agência de recrutamento especializada em conectar empresas a talentos de primeira linha no exterior. Atuando em uma ampla gama de funções — de áreas técnicas e de design a marketing e suporte administrativo — a Hire Overseas tem como objetivo otimizar operações e aumentar a produtividade de seus clientes, ao mesmo tempo em que proporciona economias significativas de custos. A empresa prioriza a qualidade ao aprovar menos de 1% dos candidatos globais, garantindo que apenas profissionais excepcionais sejam colocados em diversas posições remotas.

Descrição

• Manage complex calendars for two executives, including scheduling, rescheduling, and prioritization across shifting demands and time zones • Coordinate internal and external meetings, calls, and appointments end to end, including logistics • Triage and prioritize both executives’ inboxes • Draft and send professional follow-ups on executives’ behalf • Capture meeting notes and action items and follow up on completion • Prepare, adjust, send, and file executed agreements, including NDAs • Maintain organized, version-controlled records across SharePoint • Maintain the CRM and send LinkedIn outreach on executives’ behalf • Support light business development coordination • Arrange and book travel, including flights, hotels, ground transport, and detailed itineraries • Identify workflow improvements and drive adoption of better tools and processes • Handle additional ad hoc administrative tasks • Serve as the operational backbone and trusted right hand for two senior executives at a boutique pricing and margin excellence consulting firm

🎯 Requisitos

• 3 to 5 years of experience as an Executive Assistant supporting senior executives directly • Strong calendar and diary management experience, including complex, shifting schedules across multiple stakeholders • Excellent written and spoken English • Ability to communicate professionally on behalf of senior principals • Ability to work independently and proactively with minimal supervision • Ability to support two executives simultaneously and balance competing priorities • Strong proficiency in Microsoft 365, including Outlook, Word, Excel, and SharePoint • Exceptional organizational skills and attention to detail • Ability to manage high volumes of competing tasks accurately under pressure • Updated resume • 1–2 minute Loom video introducing yourself, describing experience managing complex calendars and inboxes for multiple executives simultaneously, and sharing an example of anticipating a need and acting before being asked • Loom video submission is required to advance in the hiring process

🏖️ Benefícios

• Compensation paid in USD • Paid bi-monthly on the 15th and 30th • Paid Time Off according to company policy • Holidays observed according to company guidelines • 100% remote setup • Full-time basis with dedicated hours • Availability during US business hours