Sekretär – Office Manager

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Project Bay

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1 - 10 employees

Founded 2020

🏨 Hospitality

🏠 Real Estate

👥 B2C

Hospitality • Real Estate • B2C

Project Bay is a company that offers a unique workation experience combining professional coworking spaces with vacation accommodations in beautiful locations like Lietzow Bay on Rügen. They provide coworking spaces equipped with modern amenities such as high-speed internet, snack boxes, and meeting rooms, alongside relaxing accommodations and recreational activities, all set in natural surroundings. Project Bay aims to merge work and leisure, offering creative environments that enhance productivity and enjoyment.

📋 Description

• Erledigung des klassischen Schriftverkehrs • Verwaltung des Postein- und -ausgangs • Organisation eines strukturierten digitalen und analogen Dokumentenmanagements • Erste Anlaufstelle per Telefon und E-Mail für Kunden, Partner und Dienstleister • Freundliche Annahme und interne Weiterleitung von Anfragen • Unterstützung im Daily Business und Sales-Support • Schreiben von Angeboten und Erstellen von Rechnungen • Übernahme vorbereitender Aufgaben für die Buchhaltung • Koordination von Terminen • Reiseplanung für das Team • Vorbereitung von Meetings • Sammeln, Prüfen und Sortieren von Rechnungen und Belegen • Verwaltung von Angeboten • Enge Zusammenarbeit mit der Steuerberatung bzw. den Geschäftsführer:innen

🎯 Requirements

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär:in, Hotelkauffrau/-mann) oder mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Rolle • Extrem strukturierte, gewissenhafte und eigenständige Arbeitsweise • Diskretion und Zuverlässigkeit • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) bzw. Google Workspace • Sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift auf Deutsch • Freundliches, professionelles Auftreten am Telefon • Freude an Routineaufgaben • Fähigkeit, bei vielen gleichzeitigen Anfragen den Überblick zu behalten • Teamplayer

🏖️ Benefits

• Befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 16.12.2027 mit möglicher Verlängerung • Eine gründliche Einarbeitung • Ein sicherer Arbeitsplatz • Ein sympathisches Team • Eine offene Arbeitsatmosphäre • Geregelte Arbeitszeiten (Vollzeit) für eine gute Work-Life-Balance