Sekretär, Office Manager

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Project Bay

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1 - 10 employees

Founded 2020

🏨 Hospitality

🏠 Real Estate

👥 B2C

Hospitality • Real Estate • B2C

Project Bay is a company that offers a unique workation experience combining professional coworking spaces with vacation accommodations in beautiful locations like Lietzow Bay on Rügen. They provide coworking spaces equipped with modern amenities such as high-speed internet, snack boxes, and meeting rooms, alongside relaxing accommodations and recreational activities, all set in natural surroundings. Project Bay aims to merge work and leisure, offering creative environments that enhance productivity and enjoyment.

📋 Description

• Du bist das Herzstück unserer Administration und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft. • Büroorganisation & Administration: Du erledigst den klassischen Schriftverkehr, verwaltest den Postein- und -ausgang und sorgst für ein strukturiertes Dokumentenmanagement (digital und analog). • Kommunikationszentrale: Du bist die erste Anlaufstelle per Telefon und E-Mail für unsere Kunden, Partner und Dienstleister. • Finanzadministration & Sales-Support: Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung. • Termin- & Reisemanagement: Du koordinierst Termine, übernimmst die Reiseplanung für das Team und bereitest Meetings vor. • Vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst, prüfst und sortierst Rechnungen und Belege, verwaltest Angebote und arbeitest hierbei eng mit unserer Steuerberatung bzw. GFs zusammen.

🎯 Requirements

• Ausbildung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär:in, Hotelkauffrau/-mann) oder bringst mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Rolle mit. • IT-Kenntnisse: Du bist absolut sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) bzw. der Google Workspace. • Kommunikation: Du besitzt eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch) und hast ein freundliches, professionelles Auftreten. • Mentalität: Du hast Freude an Routineaufgaben, behältst auch bei vielen gleichzeitigen Anfragen den Überblick und bist ein echter Teamplayer.

🏖️ Benefits

• Befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 16.12.2027 mit möglicher Verlängerung • Eine gründliche Einarbeitung und einen sicheren Arbeitsplatz. • Ein sympathisches Team und eine offene Arbeitsatmosphäre. • Geregelte Arbeitszeiten (Vollzeit) für eine gute Work-Life-Balance.